Apa Pentingnya SOP Dibalik Keberhasilan Organisasi? | YRC

Prosedur Operasional Standar (SOP) dalam satu kata dapat dianggap sebagai navigator organisasi Anda. SOP merujuk pada seperangkat pedoman yang diikuti oleh setiap organisasi untuk beroperasi; dari administrasi hingga keuangan, fasilitas hingga operasi, Anda dapat membuat SOP untuk setiap fungsi bisnis. Mengapa? Mari kita periksa.

Pelatihan Mudah untuk Karyawan

Ketika kita berbicara tentang pelatihan karyawan, kita harus melayani produk dan proses pelatihan karyawan baru dan juga mengatur pelatihan penyegaran kepada karyawan atau karyawan yang ada yang kinerjanya rendah. Sekarang pertanyaan mungkin muncul di pikiran Anda; seorang pelatih akan memberikan pelatihan lalu apa pentingnya SOP?

SOP itu penting karena kita bisa mengingat apa yang dikatakan paling banyak selama 10 menit. Selain itu, jika orang diyakinkan dengan dokumen tertulis maka mereka dapat lebih berkonsentrasi pada apa yang diajarkan daripada sibuk menulis catatan. Jika Anda ingin memastikan mekanisme pelatihan yang sangat mudah, hubungi konsultan yang dapat memberikan Anda pelatihan dalam hal ini.

Struktur untuk Mengikuti Rutinitas Harian

SOP yang ditulis dengan baik berisi representasi diagram dalam bentuk diagram alur, ilustrasi beranotasi, peta, dan grafik.

Ini membantu karyawan melakukan rutinitas harian secara efisien karena setiap kali mereka menghadapi masalah mereka dapat merujuk diagram ini di bawah aliran proses yang tepat. Untuk membuat hidup Anda lebih mudah, ambil cetakan yang sama dan tempelkan di depan meja mereka.

Selain itu, SOP membawa prediktabilitas dalam pekerjaan mereka. Mereka dapat meningkatkan keterampilan mereka pada setiap tugas yang pada gilirannya meningkatkan kinerja mereka.

Proses untuk Memeriksa Kualitas

Setiap pelanggan memiliki tingkat harapan tertentu dari barang atau jasa yang ia bayar.

Jika ada SOP di tempat Anda dapat mempekerjakan tim kualitas untuk memeriksa apakah kualitas barang dan jasa setara, sesuai dengan pedoman yang disebutkan dalam SOP.

Dengan mengikuti SOP secara teratur dan dengan kesalahan umpan balik yang efektif pasti akan berkurang. Ini tidak hanya memastikan peningkatan kepuasan pelanggan tetapi juga mencegah duplikasi pekerjaan. Karena jika ada variasi maka perlu dilakukan pengerjaan ulang, yang menghabiskan waktu dan biaya.

Melakukan Penilaian Kinerja yang Transparan

Dengan menggunakan SOP, Anda dapat membingkai Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk staf Anda. Deskripsi pekerjaan harus berputar di sekitar SOP karena Prosedur Operasi Standar (SOP) berisi petunjuk penting terkait dengan pekerjaan yang harus dilakukan.

Ketika produktivitas seorang karyawan diukur berdasarkan SOP yang telah diberikan kepadanya, kemungkinan penilaian kinerja yang tidak bias jauh lebih tinggi.

Perlu pandangan yang lebih baik tentang bagaimana Anda dapat menautkan SOP dengan penilaian kinerja? Dapatkan bantuan dari konsultan yang berpengalaman dalam membingkai SOPS dan implementasi yang sama.

Replikasi Proses yang Mulus

Ketika Anda memperluas bisnis Anda di seluruh lokasi, Anda perlu memberi tahu misi dan visi Anda kepada setiap dan semua karyawan yang berbasis di lokasi ini; yang bukan tugas mudah.

Ketika Anda menyusun SOP, itu bukan pedoman untuk melakukan pekerjaan tetapi sebuah dokumen yang berbicara tentang harapan Anda dari karyawan, misi dan visi Anda tentang bisnis.

Jadi SOP membantu setiap cabang untuk beroperasi dengan cara yang sama, menawarkan kualitas layanan yang sama kepada pelanggan Anda. Juga lebih mudah untuk melacak kinerja masing-masing cabang berdasarkan kepatuhan mereka terhadap SOP.

Delegasi Pekerjaan Cepat

Apakah Anda cuti karena urgensi? Siapa pun dapat bertindak sebagai cadangan jika Anda memiliki SOP di tempat. Mengikuti peta proses dan pedoman yang disebutkan dalam SOP, pekerjaan apa pun dapat dilakukan pada saat pertama, dengan kemungkinan kesalahan yang sangat kecil.

Tetapi tidak semua bisnis mendapat manfaat dari SOP serupa. Itu tergantung pada orang-orang yang akan menggunakan SOP, pada pemilik bisnis dan pada persyaratan pelanggan. Beberapa tips yang dapat membantu Anda mendapatkan SOP terbaik untuk organisasi / tim Anda.

• Kumpulkan VOC Pelanggan (Suara Pelanggan) - Bisnis apa pun berjalan sesuai harapan pelanggan dan karenanya SOP harus memiliki pedoman yang mematuhi VOC pelanggan.

• Perbarui Secara Reguler - Perubahan adalah satu-satunya hal yang konstan dalam hidup; tema ini tidak berbeda ketika kita berbicara tentang bisnis dan harapan pelanggan. Jadi tangkap VOC pelanggan secara rutin (melalui panggilan dan survei) dan perbarui SOP berdasarkan hal yang sama.

• Pastikan Kepatuhan - Seperti psikologi manusia pada umumnya, kami selalu tidak ingin mengikuti pedoman, aturan, dan peraturan. Jadi pada awalnya, Anda mungkin menghadapi tantangan dalam membuat tim Anda mengikuti SOP. Pantau dan pastikan bahwa SOP diikuti dengan ketat.

Jadi apakah akan meningkatkan kualifikasi vendor, memastikan penanganan yang efisien, penyimpanan dan masalah bahan baku dan keselamatan operasi manufaktur, apa pun yang menjadi kebutuhan Anda, gunakan SOP. Libatkan konsultan yang dapat menyusun SOP, sebarkan kesadaran anggota tim Anda dan aktifkan hubungan yang kuat antara karyawan dan klien Anda.

Untuk membaca lebih banyak topik yang berkaitan dengan klik ini di sini: 4 Manfaat Mengintegrasikan ERP dengan SOP | YRC, Bagaimana SOP akan membantu dalam Perluasan Bisnis Waralaba? YRC, 05 Alasan Mengapa Anda Harus Mengembangkan SOP Untuk Toko Eceran | YRC, 5 Alasan untuk Mengembangkan SOP untuk Restoran - Bagian II | YRC

Untuk membaca lebih banyak topik yang terkait dengan "Manajemen Bisnis", "SOP" & "Waralaba" lihat: YRC Blogs.

Awalnya diterbitkan di www.yourretailcoach.in pada 6 November 2017.