Selama wawancara di Amazon, kami memberikan lima menit untuk pertanyaan di akhir. Beberapa orang bertanya tentang tim yang akan mereka ajak bekerja sama, sementara yang lain bertanya tentang teknologi yang akan mereka gunakan.

Kadang-kadang seorang kandidat mengatakan, "Saya pernah mendengar Amazon bisa menjadi tempat yang sangat sulit untuk bekerja. Beberapa orang berkembang dan beberapa orang gagal. Mengapa begitu, dan bagaimana saya bisa menghindari bergabung dengan barisan orang-orang yang gagal? "

Ini pertanyaan yang bagus. Saya telah mendengar variasi pernyataan ini di Amazon puluhan kali selama bertahun-tahun:

Saya akan kehilangan akal! Saya punya 14 laporan langsung dan satu proyek kritis yang terbakar, dan kalender saya sudah penuh. Satu-satunya cara saya dapat membuat kemajuan adalah dengan bekerja setelah tim saya pulang. Saya tidak yakin berapa lama lagi saya bisa menerimanya.

Jawaban saya yang biasa kepada orang yang diwawancarai adalah ini:

Amazon memiliki jumlah pekerjaan yang tak terbatas. Selang api pekerjaan tidak akan pernah berkurang. Tidak ada yang akan membatasi pekerjaan Anda untuk Anda. Jika Anda kesulitan mengatakan tidak, atau kesulitan memprioritaskan tugas Anda, Anda dijamin akan tenggelam. Anda akan bekerja lebih banyak dan lebih lama sampai akhirnya Anda berhenti. Di sisi lain, jika Anda tidak buruk dalam pekerjaan Anda, dan Anda dapat memilih hal-hal yang tepat untuk dikerjakan dan mengatakan tidak pada semua hal lain, Anda akan menyukainya di sini.

Jika Anda menerapkan saran ini, itu akan membayar dividen selama sisa hidup Anda. Anda dapat mengganti "Amazon" dengan perusahaan modern, bisnis sampingan, atau bahkan kehidupan pribadi Anda. Waktu Anda adalah sumber daya Anda yang paling berharga. Anda tidak dapat menghasilkan lebih banyak. Anda tidak bisa menjeda itu. Anda hanya dapat mengalokasikannya. Begini caranya.

Identifikasi tugas terpenting Anda

Di awal karir saya di Amazon, saya menerima persetujuan untuk mempekerjakan lima insinyur tambahan untuk proyek penting dengan tenggat waktu yang ketat. Saya membuka posisi di sistem internal Amazon dan berbicara dengan beberapa orang tentang pemindahan. Saya juga mulai menulis rencana proyek, membuat cerita-cerita utama untuk mulai dikerjakan, dan menjadwalkan pertemuan tinjauan desain dengan teknisi kami. Saya berdiskusi dengan manajer saya beberapa minggu kemudian, yang berlangsung seperti ini:

Manajer: Bagaimana perekrutannya? Seperti yang Anda ketahui, Anda memiliki tenggat waktu yang ketat.
Saya: Agak lambat. Saya mungkin memiliki satu posisi terisi.
Manajer: Apakah Anda memperlakukan ini sebagai tugas terpenting Anda?
Saya: Saya menghabiskan waktu sebanyak mungkin untuk itu, tetapi saya memiliki kalender yang cukup lengkap. Saya memiliki proyek kritis ini, pekerjaan saya saat ini, dan tim yang cukup besar. Banyak yang terjadi. Saya akan berusaha lebih keras.
Manajer: Saya berasumsi Anda setuju bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan proyek tanpa lima insinyur itu. Akan selalu ada banyak hal yang terjadi. Berusaha lebih keras bukanlah suatu mekanisme. Jika Anda tidak benar-benar menghabiskan setidaknya 50% dari waktu Anda untuk hal ini, Anda berencana untuk gagal. Anda perlu menghabiskan setidaknya empat jam sehari untuk mempekerjakan. Kopi dengan calon karyawan. Pertemuan dengan perekrutan. Memperbarui deskripsi pekerjaan. Anda tidak akan berhasil tanpa ini. Anda dapat berhasil tanpa hampir semua hal lainnya.

Manajer saya mengajari saya pelajaran yang sangat berharga hari itu. Saya sedang melihat satu tingkat dalam pada hal-hal yang tampaknya penting yang harus saya lakukan saat itu juga. Tetapi saya perlu mengambil langkah mundur dan menilai apakah saya mengalokasikan waktu saya untuk membawa saya ke tempat yang ingin saya tuju. Saya mengayuh sepeda saya sekuat yang saya bisa, tetapi saya tidak melihat rambu-rambu jalan.

Saya menginternalisasi apa yang dikatakan manajer saya. Saya menyadari saya membuat kemajuan secara umum, tetapi tidak menuju tujuan saya yang paling penting. Saya secara luas berfokus pada sebagian besar pekerjaan saya, tetapi saya harus fokus secara sempit pada pekerjaan saya yang paling penting.

Sadarilah bahwa bisnis seperti biasa tidak akan berhasil

Beberapa tahun yang lalu, saya adalah lebah yang sangat sibuk. Saya memiliki banyak tim, dengan lusinan insinyur dan manajer melapor kepada saya. Saya memiliki perencanaan proyek jangka panjang, diskusi arsitektur dan desain, beberapa lusin pertemuan satu lawan satu seminggu, rapat organisasi yang luas, pertemuan tinjauan operasi, dan banyak lagi. Kalender saya selalu dipesan dengan setidaknya 40 jam pertemuan seminggu, dan saya cenderung menghabiskan setidaknya 10 hingga 20 jam di tempat kerja per minggu. Saya bersenang-senang, tetapi saya juga membakar lilin di kedua ujungnya.

Saya kemudian diminta untuk menjalankan proses perencanaan lintas organisasi yang masif. Saya diberitahu dengan sangat jelas bahwa ini akan menjadi prioritas utama saya selama tiga bulan ke depan. Selama waktu itu, saya diharapkan menghabiskan setidaknya 20 jam per minggu untuk proses perencanaan ini. Proses ini akan membantu menentukan apa yang akan menjadi fokus organisasi kami untuk tahun berikutnya, sehingga memiliki pengaruh terhadap ratusan insinyur. Seperti yang selalu terjadi di Amazon, saya tidak diambil dari apa pun yang sudah saya kelola. Saya hanya ditawari peran penting ini, dan diharapkan bisa menyelesaikan masalah.

Pilih secara selektif beberapa hal, dan potong semuanya. Kerjakan hanya hal-hal terpenting Anda.

Saya bersemangat untuk kesempatan karir, tetapi saya juga harus menyesuaikan 20 jam lagi dalam 50 hingga 60 jam seminggu kerja saya.

Saya masih ingat duduk di kantor saya malam itu dengan bir (jangan menilai saya), menatap kalender saya yang sepenuhnya penuh. Saya mulai dengan mencari sesuatu yang jelas untuk dipotong. Saya mengganti satu per satu mingguan menjadi dua mingguan. Lalu aku menatap kalenderku lagi. Akhirnya saya menyadari bahwa sesuatu yang drastis harus berubah. Bisnis seperti biasa tidak akan memotongnya.

Potong ke tulang dan ukur rasa sakitnya

Ketika mencoba untuk memotong hal-hal dari kehidupan kita, kita sering mengajukan pertanyaan yang salah. Kami bertanya apakah sesuatu itu penting, atau apakah kami menghargainya. Terlalu mudah untuk menjawab dengan tegas. Sebagai gantinya, kita harus mengajukan dua pertanyaan ini:

  • "Apa hasil kasus terburuk jika aku memotong ini?"
  • "Apakah ini akan membawaku ke tempat yang ingin aku tuju dalam jangka panjang?"

Pikirkan rasa sakit yang akan Anda alami jika Anda memotong item ini / pekerjaan / tugas / pertemuan. Apa hasil terburuknya? Bisakah kamu mengatasinya? Dan, yang sama pentingnya, apakah item / pekerjaan / tugas / pertemuan ini terkait dengan tujuan jangka panjang Anda yang paling penting?

Malam itu saya menghabiskan bir saya dan memotong jadwal saya sampai habis. Saya meminta salah satu manajer saya untuk menghadiri pertemuan operasi mingguan, lalu membatalkannya. Saya meminta salah satu insinyur senior saya untuk bertanggung jawab atas seri pertemuan arsitektur, lalu menjatuhkannya. Saya memindahkan semua karyawan junior ke pertemuan dua mingguan. Saya memindahkan beberapa karyawan langsung untuk melapor ke manajer. Saya membatalkan pertemuan status proyek mingguan. Saya menjatuhkan beberapa mentees — dengan permintaan maaf.

Saya mungkin menghadiri rapat selama 15 jam seminggu. Saya dapat dengan mudah menjadwalkan proses perencanaan ke dalam kalender saya, dan pada saat yang sama mengurangi jam kerja saya setiap minggu.

Periksa hasil dan akibatnya

Ketika saya menyelesaikan proses perencanaan, kalender saya tiba-tiba setengah kosong. Ini sangat langka bagi mereka yang berada di posisi seperti saya. Saya tentu saja tidak pernah mengalaminya.

Pertama, saya benar-benar menghapus beberapa pekerjaan. Pertemuan ini bermanfaat, tetapi tidak cukup untuk membenarkan waktu mereka di kalender saya atau orang lain. Waktu luang memberikan pengembalian investasi tanpa batas.

Kedua, saya telah mendelegasikan beberapa visibilitas tinggi dan pekerjaan kritis kepada manajer saya dan beberapa insinyur senior. Itu adalah kesuksesan besar bagi kedua belah pihak. Saya mendelegasikan pekerjaan yang saya tahu caranya. Ini bukan pekerjaan pertumbuhan; itu pemeliharaan. Saya memberi orang kesempatan tumbuh, dan mereka berkembang. Pemilik baru mengubah beberapa proses dan melakukan perbaikan. Mereka ditantang oleh peluang baru, dan itu menarik bagi semua yang terlibat.

Pekerjaan yang menantang adalah pekerjaan yang berkembang, dan dengan berpegang pada posisi kepemimpinan itu, saya telah merampas kesempatan orang lain untuk tumbuh. Mendelegasikan adalah hadiah dengan dua penerima. Anda mendapatkan lebih banyak waktu, dan orang lain mendapatkan pengalaman berharga.

Saya berharap rasa sakit sementara bahwa saya akan sembuh setelah proyek selesai. Alih-alih, saya membuat potongan yang sehat, dan sebagian besar perubahannya permanen. Saya sekarang memiliki waktu untuk mengevaluasi kembali apa yang penting bagi saya dan kelompok saya dalam jangka panjang, dan saya dapat menjadwalkan pekerjaan itu sebagai gantinya.

Buat potongan reguler

Ketika Anda menghapus sesuatu dari jadwal Anda, Anda biasanya memilih satu item dari bagian bawah peringkat tumpukan penting Anda. Anda berkata, "Saya perlu 30 menit lebih banyak per hari, jadi saya akan membatalkan tugas tunggal 30 menit ini." Ini membatasi pengembalian investasi, karena Anda menukar satu item dengan item lainnya.

Sebagai gantinya, buat potongan yang teratur ke tulang dengan jadwal Anda, barang-barang Anda, dan sejenisnya. Alih-alih memotong dari bagian bawah peringkat tumpukan Anda, alihkan proses Anda. Pilih secara selektif beberapa hal, dan potong semuanya. Kerjakan hanya hal-hal terpenting Anda.

Lihatlah setiap hal yang Anda lakukan. Tentukan apakah Anda membutuhkan masing-masing untuk mencapai tujuan jangka panjang Anda yang paling penting. Jika tidak, tanyakan pada diri sendiri berapa banyak rasa sakit yang Anda rasakan jika Anda memotongnya. Pertimbangkan apakah masuk akal untuk menghabiskan waktu itu sebagai prioritas utama Anda. Prioritas utama Anda hampir selalu adalah hal-hal yang menggerakkan jarum dalam hidup Anda, dan waktu yang dihabiskan di sana adalah yang paling berharga.

Penafian: Saya tidak mewakili Amazon dengan cara apa pun dengan pos saya; pendapat yang ditulis di sini sepenuhnya milik saya sendiri.