12 strategi yang membantu saya (dan 108 karyawan) untuk mengalahkan penundaan

Foto dari pertemuan tim JotForm

Ada satu tugas yang harus saya hindari: pergi ke dokter gigi.

Dan sepertinya saya tidak sendirian.

Dalam sebuah penelitian di Inggris tahun 2015, mengunjungi dokter gigi adalah # 6 dalam daftar 10 kegiatan paling umum yang ditunda orang.

Masuk akal bagi saya. Bahkan pembersihan rutin tidak nyaman, dengan semua gesekan, pengisapan dan pemolesan. Kecuali jika Anda kesakitan, sangat mudah untuk menunda janji temu berikutnya.

Namun, kursi dokter gigi adalah satu-satunya hal yang saya hindari.

12 tahun dalam membangun perusahaan saya, JotForm, saya dapat dengan jujur ​​mengatakan bahwa saya tidak menunda-nunda lagi - dan itu bukan karena saya memiliki kemauan manusia super.

Sebagai gantinya, saya telah mengembangkan sistem dan taktik yang membuatnya hampir mustahil untuk menunda apa yang perlu dilakukan.

Mengapa saya tidak bisa mulai bekerja?

Sebelum kita dapat mengatasi penundaan, penting untuk memahami mengapa kita melakukannya.

Penulis James Clear menjelaskan bahwa para filsuf Yunani termasuk Socrates dan Aristoteles mengembangkan kata akrasia untuk menggambarkan keadaan bertindak melawan penilaian Anda yang lebih baik.

Dalam istilah modern, Clear mengatakan kita semua memiliki Diri yang Hadir, yang menginginkan kepuasan instan, dan Diri Masa Depan, yang menghargai imbalan jangka panjang:

"... sementara Self Masa Depan dapat menetapkan tujuan, hanya Diri Sendiri yang dapat mengambil tindakan.
Ketika tiba saatnya untuk mengambil keputusan, Anda tidak lagi membuat pilihan untuk Diri Masa Depan Anda.
Sekarang Anda berada di saat sekarang, dan otak Anda sedang memikirkan Diri yang Sekarang. ”

Penundaan sering terasa seperti sabotase diri. Diri Sekarang Anda mengesampingkan Diri Masa Depan Anda untuk mendapatkan apa yang diinginkan - sekarang.

Ketika saya memulai perjalanan kewirausahaan saya, saya membuat pilihan sadar untuk memainkan permainan panjang. Saya memulai bisnis ini dengan lambat dan kami tumbuh dengan lambat, dari hanya beberapa pengguna di tahun 2006 menjadi lebih dari 3,5 juta saat ini.

Saya mungkin tidak memahami tarik-menarik psikologis antara Diri Sekarang dan Masa Depan saya, tetapi saya tahu bahwa setiap langkah kecil bertambah. Saya bekerja secara konsisten dan belajar mengelola pemicu penundaan saya sendiri.

Sekarang kami memiliki lebih dari 100 karyawan di dua benua, kami juga telah menciptakan budaya anti-penundaan.

Menurut kolega, konsultan, dan pelanggan kami (yang saya percayai untuk mengatakan yang sebenarnya), tim kami menyelesaikan pekerjaan. Kami bekerja dengan cepat dan efektif, tanpa kehabisan tenaga dalam prosesnya.

Ketika penundaan menunda kreativitas

Meskipun menghindari tugas Anda dapat memiliki konsekuensi yang berat, tidak semua penundaan dibuat sama.

Dalam sebuah artikel di New York Times 2016, profesor manajemen dan psikologi Adam Grant berbagi percobaan yang dilakukan oleh seorang mantan mahasiswa, Jihae Shin.

Shin curiga penundaan itu sebenarnya dapat meningkatkan kreativitas, jadi dia merancang eksperimen di mana para peserta mengembangkan ide bisnis baru.

  • Beberapa orang diminta untuk mulai bertukar pikiran segera,
  • sementara yang lain diizinkan untuk menunda-nunda dengan bermain Minesweeper atau Solitaire sebelum menyelam.

Ketika evaluator independen menilai ide-ide bisnis, rencana para penunda kerja 28 persen lebih kreatif.

“Ketika orang bermain game sebelum diberi tahu tentang tugas itu, tidak ada peningkatan kreativitas,” tulis Grant. “Hanya ketika mereka pertama kali mengetahui tentang tugas itu dan kemudian menundanya, mereka mempertimbangkan lebih banyak ide baru. Ternyata penundaan itu mendorong pemikiran yang berbeda. ”

Grant menunjuk Steve Jobs, Bill Clinton, Frank Lloyd Wright dan penulis skenario Aaron Sorkin sebagai contoh pemikir yang sangat kreatif dan ulung yang (dan) suka menunda-nunda pekerjaan kronis.

Garis antara diam dan terilhami

Jadi, bagaimana Anda tahu perbedaan antara penundaan yang masuk akal, merangsang kreativitas dan penundaan yang merusak?

Dalam sebuah artikel untuk The Atlantic, penulis Derek Thompson mengatakan emosi kita memegang kunci. Ia menunjuk ke karya profesor psikologi Joseph Ferrari, dan menjelaskan bahwa kami menunda-nunda karena dua alasan:

"(1) Kami menunda tindakan karena kami merasa sedang berada dalam suasana hati yang salah untuk menyelesaikan tugas, dan (2) Kami menganggap bahwa suasana hati kami akan berubah dalam waktu dekat."

Kami membuat alasan yang akrab, seperti "Saya akan memesan sepotong pai ini sekarang dan bekerja ekstra keras di gym besok." Siklus berlanjut dan kita berakhir di "The Drast Loop Doom."

Tidak selalu mudah untuk membedakan antara langkah mundur yang sehat dan penghindaran klasik, tetapi saya setuju bahwa itu memerlukan pemeriksaan emosional.

Saya suka bertanya pada diri sendiri dan tim saya mengapa kami menunggu - untuk menyelesaikan tugas, membuat keputusan, atau mengatasi masalah - dan jika penundaan itu benar-benar akan membantu kami.

Saya juga pendukung besar stabilitas. Anda tidak dapat menghindari celah penundaan jika Anda selalu memadamkan api, baik dalam pekerjaan maupun kehidupan pribadi Anda.

Misalnya, jika server selalu turun, coba pecahkan akar masalahnya. Jangan terus memperbaiki masalah yang sama. Ciptakan sistem yang rileks, berulang dan waras yang benar-benar mendukung Anda.

Bagaimana tim kami tetap produktif dan bahagia

Di JotForm, staf kami bekerja dalam tim kecil, lintas fungsi. Setiap kelompok diberdayakan untuk membuat dan melaksanakan keputusan mereka sendiri. Mereka memiliki ruang dan kebebasan.

Kami juga mencoba untuk:

1. Menghancurkan keragu-raguan dan tidak diketahui

Pertanyaan yang tidak terjawab dapat menyebabkan penundaan. Tim kami yang beranggotakan 4-5 orang semuanya bekerja di proyek yang sama, sehingga mereka tidak perlu menunggu orang lain memberi mereka lampu hijau. Mereka juga tidak berjuang untuk mendapatkan semua orang di ruangan yang sama (dan di halaman yang sama). Semakin banyak jawaban yang Anda miliki, semakin mudah untuk bergerak maju.

2. Berkolaborasi secara real time

Ketika kita macet, kita sering menggunakan teknik yang disebut co-piloting. Dua orang akan duduk bersama di komputer yang sama dan membicarakan masalahnya. Mereka berbagi teknik dan ide. Kami juga menjadi co-pilot untuk melatih staf baru. Tidak hanya bagus untuk belajar dan mendorong melalui blok, tetapi juga mencegah penundaan. Seseorang benar-benar memperhatikan Anda bekerja, jadi Anda tidak dapat berganti tugas atau memeriksa sebentar.

3. Hancurkan

Potong proyek-proyek besar menjadi langkah-langkah kecil yang dapat dikelola. Anda akan menghindari kemacetan dan frustrasi, sambil menikmati hadiah dari kemajuan yang konsisten. Setiap tindakan kecil membantu menghilangkan gesekan dan membuat Anda lebih dekat ke kondisi selesai.

4. Memangkas birokrasi

Menunggu membunuh produktivitas. Ini menghambat kemajuan tim dan menguras kegembiraan. Kami mencoba mempertahankan kantor yang ramping yang memberdayakan orang untuk mengambil tindakan. Sangat jarang staf kami perlu sign-off pada pekerjaan mereka. Alih-alih, itu dibangun untuk struktur organisasi dan proyek kami.

5. Rencanakan dorongan tim

Kami pikir tugas yang belum selesai adalah musuh. Ini adalah filosofi yang saya ambil dari filosofi Lean Manufacturing dan Toyota Production System. Misalnya, kami mendorong throughput pendek (waktu dari awal hingga selesai) dan menghindari memiliki "inventaris" besar dari sisa pekerjaan. Ketika satu orang memulai proses yang menantang, orang lain dapat bergabung dalam upaya dan saling mendorong sebagai satu tim. Bersama-sama, Anda bisa menyelesaikan apa saja.

6. Memanfaatkan momentum

Ketika sebuah objek diam, sulit untuk membuatnya bergerak lagi. Kita semua tahu perjuangan untuk turun dari sofa dan pergi ke gym. Gagasan yang sama berlaku untuk tim. Ketika tim Anda memiliki energi dan produktivitas, lebih mudah untuk terus maju. Jika tim macet, menunggu jawaban atau motivasi, sulit untuk memulai kembali mesin. Tetap bergerak dan Anda akan menghindari jebakan produktivitas.

7. Tunjukkan pekerjaan Anda

Kami memiliki satu aturan untuk hari demo Jumat: Anda harus menunjukkan pekerjaan Anda pada produk langsung. Itu memotivasi semua orang untuk menyelesaikan apa yang mereka mulai. Ini juga memberi penghargaan kemajuan nyata, tidak peduli seberapa kecil tugasnya.

8. Jadikan proyek terlihat

Email tim harian kami mencantumkan semua bug produk terbuka dan menunjukkan siapa yang menyelesaikan yang terakhir. Orang ingin melihat diri mereka sendiri di sisi "tetap". Sangat menyenangkan untuk melacak peningkatan dan menciptakan rasa akuntabilitas. Itu membuat semua orang di jalur.

Sistem yang membantu saya menekan prokrastinasi

Inilah cara saya menghindari jebakan do-it-besok.

1. Pisahkan pekerjaan dan bermain

Ketika saya duduk di meja saya, saya tidak melakukan apa-apa selain bekerja. Saya tidak akan membuka Facebook atau membaca artikel bisnis. Butuh bertahun-tahun untuk mengembangkan pola pikir ini, tetapi sekarang ini merupakan respons otomatis. Saya mulai bekerja dan langsung bekerja. Kami juga berusaha mempertahankan lingkungan kantor yang tenang dan produktif yang mempromosikan fokus dan aliran.

2. Lakukan tugas terberat terlebih dahulu

Anda mungkin pernah mendengar tentang memakan katak. Mengatasi tugas Anda yang paling penting atau rumit segera adalah pendekatan yang benar-benar berhasil. Lebih mudah untuk berpikir dengan baik ketika otak Anda beristirahat dan Anda belum tergelincir dalam keputusasaan keputusan.

3. Nikmati hadiahnya

Kotak masuk yang kosong membuat saya senang. Memproses email bukanlah bagian yang paling menyenangkan dari hari saya, tetapi saya suka perasaan pencapaian dan kontrol itu. Kepuasan instan terasa menyenangkan, tetapi menyelesaikan apa yang Anda rencanakan untuk dilakukan terasa lebih baik - dan saya selalu mencoba mengingat bahwa jika saya tergoda untuk menunda-nunda.

4. Tetapkan batas waktu

Kendala sewenang-wenang dapat membantu Anda memulai, yang seringkali merupakan fase terberat dari tugas apa pun. Jika Anda kesulitan membersihkan rumah, misalnya, mulailah dengan satu ruangan. Anda mungkin terus berjalan dan menyelesaikan semuanya. Bahkan jika tidak, Anda telah menciptakan momentum nyata. Atau, coba Teknik Pomodoro, tempat Anda bekerja tanpa gangguan selama 25 menit, lalu istirahat sejenak sebelum masuk 25 lainnya. “Pomodoros” dengan cepat bertambah untuk menciptakan kemajuan nyata.

5. Ikuti perintah yang ketat

Saya selalu menjawab email terlama saya terlebih dahulu. Saya tidak pernah melewatkan. Itu memaksa saya untuk menangani masalah dan pertanyaan segera, bukannya menyimpannya untuk nanti. Anda juga dapat mencoba Strategi Seinfeld untuk mengembangkan rantai upaya harian yang tak terputus.

Taktik anti-menunda-nunda ini mungkin tidak menghancurkan bumi, tetapi mereka bekerja untuk saya - yang merupakan tip paling penting dari semuanya.

Percobaan pada diri sendiri. Coba berbagai pendekatan dan lihat mana yang paling berhasil.

Ingatlah bahwa penundaan itu wajar dan manusiawi, jadi jangan menyalahkan diri sendiri ketika Anda masuk ke dalam lingkaran kehancuran.

Angkat dan lepaskan kabut, dan pikirkan cara melayani Masa Depan Anda.

Sekarang, permisi, saya akan memesan waktu berkualitas dengan dokter gigi saya.